Путевые листы: правила заполнения в 2022 году

Содержание
  1. Кто должен составлять путевой лист
  2. Расчет для грузовиков
  3. Корректировочные коэффициенты
  4. Можно ли разработать индивидуальные нормативы
  5. Как считать
  6. Расчет для легковых автомобилей
  7. Приобретение ГСМ и МПЗ по чеку
  8. Приобретение ГСМ по топливной карте
  9. Шапка документа
  10. Проводки
  11. ОСВ / Анализ счета / Карточка счета 10.03.2
  12. Когда составлять путевой лист и сколько он действует
  13. Налоговый учет ГСМ в командировках
  14. 1. Грузовые и пассажирские перевозки
  15. Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года
  16. Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»
  17. Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»
  18. Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле
  19. Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов
  20. Пример расчета
  21. Как списывать ГСМ по путевым листам
  22. Расход бензина
  23. 1. Путевые листы
  24. 2. Чеки
  25. Нормы расхода ГСМ
  26. Приказ на списание
  27. Образец приказа
  28. Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
  29. Для допуска к эксплуатации
  30. Для принятия к учёту
  31. Дополнительные реквизиты путевого листа
  32. Расчет для автобусов
  33. Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ
  34. Форма и порядок заполнения путевого листа
  35. Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3
  36. Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П
  37. Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
  38. Когда нормативы повышаются

Кто должен составлять путевой лист

Накладная — документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нем прописан маршрут и техническое состояние автомобиля, информация о медицинском осмотре водителя и т.д. Путевые листы необходимы для обоснования необходимости аренды или лизинга, а также для подтверждения затрат, связанных с использованием транспортных средств:

  • зарплата водителя;
  • пособие водителям на командировки;
  • стоимость горюче-смазочных материалов;
  • стоимость запчастей;
  • стоимость парковки;
  • пособие на использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляются индивидуальными владельцами бизнеса и организациями всех форм собственности, использующими транспорт в своем бизнесе или для собственных нужд.

В новых правилах составления накладных исключен пункт, предусматривавший оформление накладной только для перевозки пассажиров, багажа и грузов (Постановление Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на порожний транспорт нужно будет оформлять документ. Но оговорка осталась в искусстве. 6 Федерального закона от 08.11.2007 г. 259-ФЗ. Поскольку юридической силы Федерального закона нет. 259-ФЗ выше приказа Минтранса, мы считаем, что по-прежнему необходимо оформлять накладные только на перевозку грузов, багажа и пассажиров.

Расчет для грузовиков

Для грузовиков процедура расчета усложняется. При расчете учитывается вес груза, вес прицепов и другие характеристики транспорта. Для самосвалов и тракторов нормативы считаются в особом порядке.

Формула расчета нормы расхода топлива для грузовика:

Qn = 0,01 × (Hsan × S + Hw × W) × (1 + 0,01 × D),

где это находится:

  • Qн — нормативный расход ГСМ в литрах;
  • S — пробег легкового или грузового автомобиля, определяемый в км;
  • Hsan — норма расхода топлива, установленная на пробег легкового или грузового автомобиля в снаряженном состоянии без груза.

Последний сань рассчитывается отдельно. Для этого воспользуйтесь формулой:

Hsan = Hs + Hg × Gпр, л / 100 км,

где это находится:

  • Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля (трактора) в снаряженном состоянии, л / 100 км (Hsan = Hs, л / 100 км, для одиночного автомобиля, трактора);
  • Hg — норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа или полуприцепа, л / 100 т Км;
  • Gпр — масса пустого прицепа или полуприцепа, т;
  • Hw — норма расхода топлива на транспортные работы, л / 100 т км;
  • W — объем транспортных работ, т Km: W = Ggr × Sgr (где Ggr — вес груза, т, Sgr — путь с грузом, км);
  • D — поправочный коэффициент (общее относительное увеличение или уменьшение) к норме, %.

Определите фактическое значение пробега по накладной. Подробности — в статье «Составление новой накладной на грузовой автомобиль».

Корректировочные коэффициенты

Стандартный пересчет нормативов не дает реальных цифр. Чиновники ввели специальный поправочный коэффициент к норме расхода топлива. Одновременно существует несколько значений коррекции. Они устанавливаются с учетом множества факторов транспортной эксплуатации. Коэффициенты повышают стандарты и понижают их.

Например, при работе зимой транспорт расходует больше топлива, чем в летние месяцы. При этом при движении по открытой трассе автомобиль потребляет меньше топлива, чем, например, при движении в городе или на опасном участке дороги.

Можно ли разработать индивидуальные нормативы

Использовать или не использовать стандарты Минтранса в своей работе — решение руководства компании. То есть на законодательном уровне нет требований об обязательном использовании NRT.

Налоговый кодекс не предусматривает нормирования стоимости горюче-смазочных материалов ни для корпоративного подоходного налога, ни для упрощенного налогообложения. Аналогичную позицию поддерживает Минфин (Письма от 22.03.2019 № 03-03-07 / 19283, от 27.09.2018 № 03-11-11 / 69335). Каждая организация должна принять собственное решение о работе с топливными нормами.

Нормы стоимости могут быть разработаны самостоятельно. Например, орган по рекомендации Минтранса утверждает собственные стандарты. Показатели соответствуют реальным характеристикам автомобилей, используемых в жизненном процессе.

Рекомендации министерства — это только стандартные значения, рассчитанные на основе общих характеристик марок автомобилей. Несмотря на поправочные коэффициенты, на практике значения существенно отличаются от фактических затрат. Следовательно, организации вправе утверждать собственные показатели.

Утвердите стандартные значения для местного заказа.

Как считать

Чиновники выделили три основных понятия:

Базовая НЗТ Это стандартное значение затрат на топливо. Устанавливается отдельно для каждой марки автомобиля. Учитываются индивидуальные конструкции, собственная масса, тип потребляемого ГСМ и другие характеристики. Область применения применима для стандартных и типизированных ситуаций.
NRT транспорт Этот вид нормативного использования уже применяется с учетом особенностей транспортной эксплуатации агрегата. По сути, это базовый стандарт, пересчитанный с учетом грузоподъемности, тягового усилия, номинальной загрузки товаров или пассажиров. То есть стандарт, учитывающий характеристики автомобиля.
Оперативная НЗТ Это реальный норматив затрат, который был пересчитан с учетом поправочных коэффициентов. Это базовая и транспортная НРТ, учитывающая условия эксплуатации транспортного средства (рельеф, климат, температурный режим и другие эксплуатационные характеристики).

Каждое из стандартных значений пересчитывается относительно базового уровня с учетом поправочных коэффициентов. Подробная таблица показателей расхода топлива на 2020 год показывает значения для автомобильных брендов. Сокращения в таблице:

  • Б — бензин;
  • Д — дизельное топливо;
  • LPG — сжиженный углеводородный газ;
  • GNL расшифровывается как сжатый природный газ.

Модель, марка, модификация автомобиляБазовая скорость, л / 100 кмВид топлива

ВАЗ-1111 «Ладно» 6.5 Б
ВАЗ-11113 «Ока» (ВАЗ-11113-2Л-0.75-35-4М) 5,6 Б
ВАЗ-11183 «Калина» (ВАЗ-21114-4Л-1,596-81-5М) 8.0 Б
ВАЗ-2104 8,5 Б
ВАЗ-21041 (ВАЗ-21067.10-4Л-1,568-74,5-5М) 9.1 Б
ВАЗ-21043 (ВАЗ-2103-4Л-1.45-71-5М) 8,3 Б
ВАЗ-21043 (ВАЗ-2103-4Л-1.451-71.5-4М) 9.0 Б
ВАЗ-2105, -21051, -21053 8,5 Б
ВАЗ-2106 (ВАЗ-2106-4Л-1,57-75,5-5М) 8,5 Б
ВАЗ-2106 (ВАЗ-2106-4Л-1,57-75,5-4М) 9.0 Б
ВАЗ-21061 9.0 Б
ВАЗ-21063 (ВАЗ-2130-4Л-1.77-82-5М) 9.0 Б
ВАЗ-2107 (ВАЗ-2103-4Л-1.45-72.5-4М) 8,6 Б
ВАЗ-21072 (ВАЗ-2105-4Л-1,3-63,5-4М) 8.9 Б
ВАЗ-21074 (ВАЗ-2106-4Л-1,57-75,5-5М) 8,5 Б
ВАЗ-21074 (ВАЗ-21067-4Л-1,568-74,5-5М) 8.9 Б
ВАЗ-2108, -2108 «Спутник», -21081, -21083, -2109 8.0 Б
ВАЗ-21093 (ВАЗ-2111-4Л-1.499-79-5М) 7,7 Б
ВАЗ-21093; -21099 1.5i (ВАЗ-21083-20-4Л-1.5-71-5М) 7,5 Б
ВАЗ-21099 (ВАЗ-2111-4Л-1.499-79-5М) 7,8 Б
ВАЗ-2110 1.5i (ВАЗ-21083-20-4Л-1.5-71-5М) 7,4 Б
ВАЗ-2110-010 (ВАЗ-2110-4Л-1.499-73-5М) 7,8 Б
ВАЗ-21102 (ВАЗ-2111-4Л-1.499-79-5М) 7,5 Б
ВАЗ-21103 (ВАЗ-2112-4Л-1.499-92-5М) 7,7 Б
ВАЗ-21104 (ВАЗ-21124-4Л-1.596-90-5М) 8,4 Б
ВАЗ-2111 (ВАЗ-2111-4Л-1.499-79-5М) 7,6 Б
ВАЗ-21112-00 1.6 (ВАЗ-21114-4Л-1.596-80-5М) 8,3 Б
ВАЗ-21113 (ВАЗ-2112-4Л-1.499-92-5М) 7,8 Б
ВАЗ-2112 (ВАЗ-2112-4Л-1.499-92-5М) 7,7 Б
ВАЗ-21140 (ВАЗ-2111-4Л-1.499-79-5М) 7.9 Б
ВАЗ-21150 (ВАЗ-2111-4Л-1.499-79-3.94-5М) 7,4 Б
ВАЗ-2120 (ВАЗ-2130-4Л-1,774-82-5М) 10,7 Б
ВАЗ-212090 «Бронто» броня. (ВАЗ-2130-4Л-1,774-82-5М) 12,5 Б
ВАЗ-2121, -21211 12.0 Б
ВАЗ-21213 (ВАЗ-21213-4Л-1,690-80-5М) 11,5 Б
ВАЗ-21213Б броня. (ВАЗ-21213-4Л-1.69-79-5М) 12.1 Б
ВАЗ-21214-20 «Шевроле-Нива» (ВАЗ-21214.10-4Л-1,689-82-5М) 10.9 Б
ВАЗ-21218 (ВАЗ-21213-4Л-1.69-79-5М) 11,9 Б
ВАЗ-212182 броня. (ВАЗ-21213-4Л-1.69-79-5М) 12,3 Б
ВАЗ-212300 «Шевроле-Нива» (ВАЗ-2123-4Л-1.69-80-5М) 10,5 Б
ВАЗ-2131 (ВАЗ-21213-4Л-1.69-80-5М) 11,3 Б
ВАЗ-21310 (ВАЗ-2130-4Л-1,774-82-5М) 11,5 Б
ВАЗ-213102 «Бронто» броня. (ВАЗ-2130-4Л-1,774-80-5М) 12,4 Б
ВАЗ-21312 (ВАЗ-2130-4Л-1,774-82-5М) 11,4 Б
ВАЗ-2302 «Бизон» (ВАЗ-2121-4Л-1.57-78-4М) 11,5 Б
ГАЗ-13 20,0 Б
ГАЗ-14 22,0 Б
ГАЗ-24, -24-10, -24-60 13.0 Б
ГАЗ-24-01, -24-03, -24-11, -24-14, -24Т 13,5 Б
ГАЗ-24-02, -24-04 14.0 Б
ГАЗ-24-07 16,5 ТЫ ЗДЕСЬ
ГАЗ-24-12, -24-13 (с двигателем ЗМЗ-402, -402.10) 13,5 Б
ГАЗ-24-12, -24-13 (с двигателем ЗМЗ-4021, -4021.10) 14.0 Б
ГАЗ-24-17, -24-25 16,5 ТЫ ЗДЕСЬ
ГАЗ-3102 (с двигателем ЗМЗ-4022.10) 13.0 Б
ГАЗ-3102 (Крайслер-4Л-2.429-137-5М) 10,7 Б
ГАЗ-3102 (Toyota 3RZ-FE-4L-2.694-152-5M) 11.2 Б
ГАЗ-3102, -3102-12 (ЗМЗ-4062.10-4Л-2,3-150-4М) 12,5 Б
ГАЗ-3102-12; ГАЗ-3102 (ЗМЗ-4062.10-4Л-2,3-150-5М) 12.0 Б
ГАЗ-310200 (Тойота-6В-3.378-194-4А) 13,8 Б
ГАЗ-310200 (Ровер-8В-3.95-182-5М) 13,5 Б
ГАЗ-31022 (ЗМЗ-4021.10-4Л-2.445-90-4М) 13,9 Б
ГАЗ-310221 (ЗМЗ-40210Д-4Л-2.445-81-5М) 13,1 Б
ГАЗ-310221 (ЗМЗ-40620Д-4Л-2,3-131-5М) 11,5 Б
ГАЗ-31029 (Ровер-4Л-1.994-140-5М) 11,5 Б
ГАЗ-31029 (ЗМЗ-402; 402.10 — 4Л-2.445-100-4М) 13.0 Б
ГАЗ-31029 (ЗМЗ-4021; 4021.10 — 4Л-2.445-90-4М) 13,5 Б
ГАЗ-3105 (8В-3.4-170-5М) 13,7 Б
ГАЗ-3110 (ЗМЗ-4026.10; -40200Ф-4Л-2.445-100-4М) 13.0 Б
ГАЗ-3110 (Ровер-4Л-1.996-136-5М) 10,7 Б
ГАЗ-3110 (ЗМЗ-4020 ОМ-4Л-2.445-100-5М) 12,2 Б
ГАЗ-3110 (ЗМЗ-4062.10-4Л-2.287-150-5М) 11,4 Б
ГАЗ-3110 (ЗМЗ-40210Д; -4021-4Л-2.445-90-5М) 13.0 Б
ГАЗ-3110 (ЗМЗ-4026.10; -402-4Л-2.445-100-5М) 12.1 Б
ГАЗ-3110 (ЗМЗ-40620Д-4Л-2,3-131-5М) 11,5 Б
ГАЗ-3110-551 (Крайслер-4Л-2.429-137-5М) 10,6 Б
ГАЗ-31105 (ЗМЗ-40620Д-4Л-2,3-131-5М) 11,5 Б
ЗАЗ-1102 7.0 Б
ЗИЛ-114 24,0 Б
ЗИЛ-117 23,0 Б
ЗИЛ-4104 26,0 Б
ЗИЛ-41047 (8В-7.68-315-3А) 26,5 Б
ИЖ-2125, -21251, -2126 10.0 Б
ЛуАЗ-1302 11 Б
Москвич-2136, -2140, -2141 (все изменения) 10.0 Б
Москвич-2141 «Юрий Долгорукий» (Renault-4L-1.998-113-5M) 8,6 Б
Москвич-2141-22 (УЗАМ-3317-4Л-1,7-85-5М) 9,4 Б
Москвич-2141-22 (УЗАМ-3320-4Л-2.0-91-5М) 9,6 Б
Москвич-21412-01 (УЗАМ-331.10-4Л-1.478-72-5М) 8,5 Б
Москвич-21412-01 (УЗАМ-3313-4Л-1.815-85-5М) 9.0 Б
Москвич-214145 «Святогор» (Renault-4L-1.998-113-5M) 8,8 Б
Москвич-2142 «Князь Владимир» (Рено-4Л-1.988-113-5М) 8.9 Б
Москвич-2142 «Иван Калита» (Renault-4L-1.988-145-5M) 10.2 Б
УАЗ-31512 (ЗМЗ-4025.10-4Л-2.45-90-4М) 15.5 Б
УАЗ-31512 (ЗМЗ-40260Ф-4Л-2.445-100-4М) 15.4 Б
УАЗ-31512 (УМЗ-4178-4Л-2.445-76-4М) 15.1 Б
УАЗ-31514 (ЗМЗ-4025.10-4Л-2.445-90-4М) 16,7 Б
УАЗ-31514 (ЗМЗ-40210Л-4Л-2.445-81-4М) 15.5 Б
УАЗ-31514 (УМЗ-41780В-4Л-2.445-76-4М) 15,8 Б
УАЗ-31514 (УМЗ-402100-4Л-2.445-74-4М) 15,6 Б
УАЗ-31517 (фирма ХР 492 НТА «ВМ» -4Л-2.393-100-4М) 11.0 Д
УАЗ-31519 (УМЗ-4218.10-4Л-2.89-98-4М) 14,5 Б
УАЗ-31519 (УМЗ-4218-4Л-2.89-84-4М) 15,9 Б
УАЗ-31519 (УМЗ-4218-4Л-2.89-98-4М) 14,9 Б
УАЗ-315195 (ЗМЗ-4090011-4Л-2.693-128-5М) 13,5 Б
УАЗ-315195 Хантер (ЗМЗ-40900Г-4Л-2.693-128-4М) 13,8 Б
УАЗ-3153 СБА-4УМ (бронированный) (УМЗ-4218-10-4Л-2.89-98-4М) 16,6 Б
УАЗ-3153 (УМЗ-4218-4Л-2.89-84-4М) 15.4 Б
УАЗ-3159 «Барс» (ЗМЗ-4092.10-4Л-2.7-133-5М) 16,5 Б
УАЗ-31601 (УМЗ-421.10-10-4Л-2.89-98-5М) 15.3 Б
УАЗ-31604 (ВМ-425ЛТРВ-4Л-2.5-105-5М) 13,2 Д
УАЗ-3162 СБА 10У (бронированный) (УМЗ-421.10-4Л-2.89-98-4М) 16.0 Б
УАЗ-31622 (ЗМЗ-4092.10-4Л-2.69-130-5М) 13,7 Б
УАЗ-3163-10 «Патриот» (ЗМЗ-40900Р-4Л-2.693-128-5М) 13,5 Б

Расчет для легковых автомобилей

Для легковой машины расчет нормы ведется по специальной формуле:

Qn = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где это находится:

  • Q — норматив затрат на горюче-смазочные материалы, исчисляемый в литрах;
  • Hs — базовая норма расхода топлива для автомобиля, проезжающего 100 км;
  • S — удельный пробег автомобиля, исчисляемый в км;
  • D — поправочный коэффициент, установленный на норму, отражается в %.

Базовый норматив определяется в соответствии с рекомендациями таблицы норм аннулирования ГСМ Минтранса. Например, предоставляются отдельные значения:

  • для национального транспорта до 2014 г;
  • для иномарок до 2008 г;
  • для иностранных брендов с 2008 по 2014 год.

ВАЖНО Учет пробега для расчета нормативных значений ведется исключительно на путевых листах. Это специальный первичный документ, который должны заполнять организации, управляющие транспортом. Ознакомьтесь с формой и правилами заполнения в статье «Инструкция: заполнение накладной на автомобиль».

Приобретение ГСМ и МПЗ по чеку

Организация не использует свой автомобиль в управленческих целях. Горюче-смазочные материалы не стандартизированы. 11 ноября сотруднику было выдано 10 000 рублей наличными на покупку ГСМ и другие возмещаемые расходы. 13 ноября сотрудник закупил горюче-смазочные материалы и нефтеперерабатывающие заводы, предоставил авансовый отчет с квитанциями и накладной. И это также привело к вторжению в кассу.

Приобретение ГСМ по топливной карте

Организация использует собственный автомобиль для управленческих целей. Горюче-смазочные материалы не стандартизированы. Подписан договор с топливной компанией на поставку ГСМ по топливной карте. Право собственности на ГСМ переходит к покупателю при заправке на СТО. 5 ноября поставщику передана 100% предоплата в размере 7800 рублей на закупку ГСМ из расчета 150 литров. / 48 руб. И оплата топливной картой. 30 ноября получены документы от поставщика на сумму 5 000 руб. (С НДС 20%) за 100 литров. Сотрудник предоставил накладную (фактический расход топлива 35,3 л.).

Склад — Передача материалов в эксплуатацию — Инвентарь и товары для дома

Возврат с расчетного счета — Тип операции Платеж поставщику

Покупки — накладная

Шапка документа

Топливная карта

Карта маршрута

Результаты — автоматически генерируются и отображаются визуально.

Регистрации: Поставщик может предоставлять скидки, поэтому окончательная стоимость ГСМ будет формироваться в конце месяца при получении документов (отчет о сделке, ТОРГ-12, СФ).

Предварительный отчет НЕ доступен

Квитанция (акт, счет) — Тип операции Топливо

Проводки

Закрытие месяца — Корректировка стоимости позиции

  • амортизирована стоимость израсходованного топлива.

ОСВ / Анализ счета / Карточка счета 10.03.2

4,000 / 100 x 35,300 = 1,412

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления накладной зависят от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в виде таблицы.

Время обработки

Один или несколько рейсов за смену в день Перед началом первой поездки На день
Полет превышает продолжительность смены Перед стартом полета На период, соответствующий продолжительности полета
или
На период, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящийся на несколько календарных дней

Если в течение срока действия накладной несколько водителей используют транспортное средство посменно, возможно оформление нескольких накладных на каждого водителя на автомобиль.

Отслеживать свои накладные, горюче-смазочные материалы в соответствии с правилами очень просто.

Налоговый учет ГСМ в командировках

Учет горюче-смазочных материалов во время командировок зависит в основном от цели поездки и вида деятельности организации.

1. Грузовые и пассажирские перевозки

Горюче-смазочные материалы включены в прямые затраты. Они учитываются как закупочная стоимость сырья.

Если это транспорт на заказ, то покупка ГСМ является материальным расходом и поездку нельзя оформить как командировку.

Например, если это командировка менеджера транспортной компании, поездка считается деловой. В этом случае горюче-смазочные материалы относятся к прочим расходам (абзацы 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ).

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения проездных билетов», который действует с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Новый порядок заполнения накладных должен применяться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Давайте подробнее рассмотрим важные изменения.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В накладную добавлено обязательное требование «Транспортная информация». В нем должен быть указан тип сообщения и вид транспорта, указанные в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 г. 259-ФЗ.

Федеральный закон предусматривает только три вида перевозки пассажиров и багажа: регулярные, таможенные и пассажирские такси. Наверняка этого мало, поэтому письмом от 03.03.2021 г. D3-468-ПГ Минтранс разъяснил порядок составления данного требования. В графе «Вид транспорта» необходимо указать один из следующих видов:

  • регулярные перевозки пассажиров и багажа;
  • перевозка пассажиров и багажа по запросу;
  • организованный транспорт группы детей;
  • перевозка пассажиров и багажа легкими такси;
  • грузовой транспорт;
  • транспорт для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в информации о транспортном средстве необходимо указать марку транспортного средства и прицепа (если есть). Раньше указывалось только тип и модель.

Так же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и въезде на нее после окончания смены. Показания, как и раньше, включают общее количество пройденных километров. Но в старой редакции не нужно было вводить данные одометра при въезде на стоянку.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указано, что должностное лицо, ответственное за техническое состояние и работу транспорта, несет ответственность за контроль технического состояния. Теперь указано, что этим занимается специалист по проверке технического состояния. Если все в порядке, необходимо поставить знак «Отпуск на линию разрешен».

Кроме того, в правилах прописано, какой знак ставить в накладную после медицинского осмотра водителя:

  • по результатам предрейсового осмотра — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, допущен к работе»;
  • по результатам послетрейсового медицинского освидетельствования — «прошел послеторизованный медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь дневник можно вести на бумаге или в электронном формате по вашему выбору. При электронном доступе подтвердите введенную информацию с помощью усовершенствованной квалифицированной электронной подписи (UKEP). И обязательно подумайте о печати журнала на бумаге.

Если вы ведете бумажный дневник, помните, что все его страницы должны быть пронумерованы и соединены между собой.

Пример расчета

Объясним на общепринятом примере порядок списания топлива согласно накладным. У ООО «Алмаз» на балансе 70 литров бензина определенной марки по цене 42 рубля. В текущем месяце было закуплено 100 литров горючего этой же марки по цене 40 рублей, а на расход выдано 40 литров. ГСМ списываются по средней стоимости.

Средняя стоимость отмены бронирования составит:

  • 70 * 42 = 2940 руб.;
  • 100 * 40 = 4000 руб.;
  • 2940 + 4000 = 6940 руб.;
  • 70 + 100 = 170 литров;
  • 6940/170 = 40,82 руб.

Исходя из фактического расхода топлива, затраты рассчитываются следующим образом:

  • В накладной указан остаток топлива в 5-литровом баке, залитый на 40 литров, остаток после полета — 10 литров.
  • Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 литров.
  • Оценив этот расход по расчетной стоимости, получаем стоимость ГСМ: 35 * 40,82 = 1428,70 руб.
  • Если автомобиль будет использоваться в служебных целях заместителем директора, тогда расходы будут списаны по ставке 26 тыс. Т 10/3 для OXR.

При расчетах по нормам формула расчета взята из документа АМ-23-Р. Автомобиль, из которого мы брали путевые листы для расчета, легковой, по формуле (п. 2 п. 7) будет следующий:
Qn = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D), где:

  • D — процентный поправочный коэффициент, установленный в организации;
  • S — пробег;
  • Hs — норма расхода на 100 км.

Сезонный коэффициент D (зимний, возрастающий, отражающий увеличение расхода бензина) не применяется. Расход у данной модели 8,8 л. Показания спидометра зафиксированы на выходе — 2510, на обратном — 2565.

Оплата:

  • Пробег: 2565 — 2510 = 55 км.
  • Расход: Qn = 0,01 * 8,8 * 55 * (1 + 0,01) = 0,01 * 8,8 * 55 * 1,01 = 0,01 * 484 * 1,01 = 4,84 * 1,01 = 4,89 литра.
  • 4,89 * 40,82 = 199,61 руб.
  • Отряд: Dt 26 Kt 10/3 199,61 руб.

Как списывать ГСМ по путевым листам

Накладная — это первичный учетный документ, отражающий пробег транспортного средства. Его можно использовать для расчета расхода горючих материалов.

Специализированные транспортные организации, использующие транспортные средства для осуществления своей основной деятельности, обязаны использовать подводную лодку с соблюдением требований, установленных приказом Минтранса России «О порядке заправки подводной лодки» от 18.09.2008 г. 152.

Внимание! В заказ № 152 и с 1 марта 2019 года заполнять накладные по-новому. Мы рассказали вам об этом подробнее здесь.

Компании, для которых использование моторизованного транспорта не является основным видом деятельности, могут самостоятельно разработать форму представления и закрепить ее в своей учетной политике. Однако важно не забывать правила Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. 402-ФЗ. И все же очень часто предприятия предпочитают использовать бланк ЛП из постановления Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. 78. Пример заполнения накладной см. Здесь.

Каждая подводная лодка должна быть отмечена в специальной регистрационной книге. На практике часто возникает вопрос, насколько регулярно нужно составлять ДП. В пункте 10 Постановления 152 указано, что DP может быть составлен на 1 день или на срок не более 1 месяца.

Специализированным транспортным компаниям рекомендуется ежедневно составлять PL, чтобы подтверждать свои расходы и учитывать время, отработанное водителями. Исключение составляет случай, когда водитель был отправлен в командировку на срок более 1 суток (смены).

Компании, использующие автомобили для собственных нужд и не являющиеся специализированными, могут выдавать лицензию по подписке по мере необходимости, например, раз в 2 недели или раз в месяц (Постановление Федеральной антимонопольной службы по Северо-Западному округу от 11.02.2009 № A56-10236 / 2007).

В Минфине отмечают, что подготовка подводных лодок должна осуществляться с такой регулярностью, чтобы по ним можно было уверенно судить о потребности в отработавшем топливе и учитывать время, отработанное водителями (письма Минфина РФ от 07.04.2006 № 03-03-04 / 1/327 от 16.03.2009 № 03-03-04 / 2/77).

Расход бензина

1. Путевые листы

Чтобы продемонстрировать коммерческую сторону поездки и правильно учесть расход ГСМ, составляются накладные. В Постановлении Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. 78 можно увидеть все рекомендуемые формы накладных в зависимости от вида транспорта. Этим же постановлением регулируется состав накладной.

Обратите внимание, что документ содержит рекомендуемые модули, и с 2013 года организация может самостоятельно разработать модуль основной организации.

2. Чеки

Помимо путевых листов, работник после командировки должен предоставить квитанции об оплате топлива или отчеты СТО о количестве топлива, которое он пролил во время поездки. Купоны на бензин, топливные карты тоже хороши.

Нормы расхода ГСМ


Действующие правила потребления горюче-смазочных материалов указаны в приказе Минтранса России от 14 марта 2008 г. АМ-23-р (с изменениями 20.09.2018 г.) «О выполнении методических рекомендаций« Нормы расхода горюче-смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Преимущество единых стандартов: они уже есть, для их разработки не требуется усилий. Они унифицированы для большинства марок автомобилей, типов дорог, типов грузов и т.д.

Однако сама фирма имеет право по закону устанавливать свои собственные стандарты и утверждать их руководством. Ваши собственные стандарты могут быть полностью учтены в других расходах, как часть затрат на содержание служебных автомобилей.

Плюс свои правила: у каждой компании своя специфика (определенные маршруты, загрузка автомобиля, сезонность, качество дорог). Учитывая все факторы, можно уточнить нормы — на каждый автомобиль компании.

Решение о том, будете ли вы применять свои правила или правила Министерства транспорта, можно указать в учетной политике. Собственные правила или правила Минтранса с поправками (возмещение, разные правила по сезонам) утверждаются приказом руководителя.

Все, что превышает лимит, учитывается в налоговом учете как неприемлемые расходы. Однако документально профицит может быть обоснован, например, при увеличении расхода ГСМ зимой можно оформить заказ на сезонное повышение нормативов и новый акт заселения.

Пример. Сотрудник уехал в командировку из Москвы в Санкт-Петербург на служебном автомобиле компании. После предоставления чеков на бензин и проездных билетов выяснилось, что некоторое время сотрудник проводил в поездках по своим делам. Был произведен перерасчет пробега и сотрудник вернул деньги за перерасход бензина (ГСМ) в бухгалтерию. В бухгалтерском учете это называлось доходом. Затраты на содержание автомобилей и отработавшее топливо организация списала в расходы.

Приказ на списание

Как видно из вышесказанного, вариантов и нюансов отмены ГСМ по талонам может быть много. Все должно быть отражено в порядке очистки ГСМ. Документ, подписанный начальником, служит руководством к действию для бухгалтера компании и обосновывает использование того или иного метода списания, использование поправочных коэффициентов.
Порядок аннулирования ГСМ не имеет единой формы, он оформляется по общим правилам делопроизводства.

Образец приказа

ООО «Алмаз»
ЗАКАЗ № 3

г. Москва

1 июня 2019 г

Об определении норм расхода топлива для легковых автомобилей

ПРИКАЗ:
1. Установите расход дизельного топлива на:

  • 21108 «Премьер» (ВАЗ-21128) 9 литров в час;
  • Cyber ​​2.4 (Крайслер) 11 литров в час.

2. С 15 октября по 15 апреля увеличить установленные правила на 11%.
3. Отменяйте горюче-смазочные материалы один раз в месяц в соответствии с актом об аннулировании.
4. Ответственным за исполнение назначить главного бухгалтера Сидорова А.И.

Директор ООО «Алмаз»: Петровский КП.
Сознавая порядок:
Главный бухгалтер Сидорова А.И.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты накладной указаны в Постановлении Минтранса от 11.09.2020 n. 368 и ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Первая группа дает право допускать перевозку к операции, а вторая — право принимать накладную для учета.

Для допуска к эксплуатации

Для таможенной очистки ГСМ на основании накладной необходимо указать следующие реквизиты (раздел I приказа № 368):

Имя и номер. Укажите в форме название документа и вид транспорта, на который он был составлен. Например, «Транспортная накладная легкового автомобиля». Пронумеруйте накладные в хронологическом порядке.

Информация о сроке действия. Укажите здесь период (день, месяц, год), в течение которого вы можете путешествовать по выданной накладной. Документ может быть оформлен на несколько дней: в этом случае необходимо указать дату начала и окончания периода, в котором можно использовать накладную.

Информация о транспорте. Это новое обязательное свойство с 2021 года. Оно должно содержать информацию о типе транспорта и сообщениях. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 г. 259-ФЗ. Подробнее об этом мы рассказали в разделе об изменениях в 2021 году.

Информация о собственнике (владельце) транспортного средства. Здесь необходимо указать:

  • для юридического лица — наименование, организационно-правовая форма, должность, телефон, ОГРН;
  • для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Информация об автомобиле. Информация об автомобиле должна быть указана в накладной:

  • тип транспортного средства (легковой или грузовой, автобус или троллейбус и т д);
  • марка и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и др.);
  • указать регистрационный номер автомобиля и прицепа (если есть);
  • показания одометра (пройденные полные километры) при выезде автомобиля со стоянки и въезде на нее после окончания смены;
  • день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если это требуется по закону);
  • дата (день, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства со стоянки и его возврата.

Информация о драйвере. Эта часть должна содержать:

  • фамилия, имя, отчество водителя;
  • дату (день, месяц, год) и время (часы, минуты) медицинского осмотра водителя перед поездкой и после поездки, если послетрейсовый осмотр требуется по закону.

Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, каждый водитель может оформить свою накладную на автомобиль. В нем необходимо указать данные водителей, которые первыми выезжают со стоянки и последними заезжают. Если путевка оформлена на нескольких водителей, то отметки о предрейсовом медицинском осмотре необходимо направить каждому из них.

Для принятия к учёту

Накладная, как первичный документ, должна содержать, помимо указанных данных, обязательные данные, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. 402-ФЗ «Бухгалтерский учет».

Обязательные данные в соответствии с Законом № 402-ФЗ:

  • название документа;
  • дата составления документа;
  • наименование хозяйствующего субъекта, составившего документ;
  • содержание факта экономической жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), выполнившего (совершивших) операцию, операцию и лицо (лиц), ответственных за ее регистрацию, или наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственного) за регистрация мероприятия;
  • подписи ответственных лиц с указанием их имен и инициалов или других реквизитов, необходимых для установления личности этих лиц.

Сотрудники компании часто используют в командировках частные автомобили. Например, директор использует автомобиль в командировке, а менеджер может вести личный автомобиль для встречи с партнерами.

Для подтверждения стоимости ГСМ каждая поездка должна быть отмечена в накладной.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели могут указывать в накладной дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (пункт 7 раздела I Постановления № 368).

Такими дополнительными деталями, по мнению автора, могут быть:

  • стандартный расход топлива;
  • путь движения;
  • экономия топлива по сравнению со стандартным расходом;
  • чрезмерный расход топлива по сравнению со стандартным расходом.

Перечисленные реквизиты содержатся в единой форме накладной.

Эти данные позволяют организации осуществлять внутренний контроль над действительностью аннулирования топлива.

Расчет для автобусов

Если компания эксплуатирует автобусы в эксплуатации, нормативы придется рассчитывать по-другому. Для этого воспользуйтесь следующей формулой:

Qin = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D) + Hda × T,

где это находится:

  • Qн — норматив затрат на горюче-смазочные материалы, исчисляемый в литрах;
  • Hs — транспортная NT расхода, определяемая для пробега автобуса в 100 км, рассчитанная с учетом пассажирской нагрузки, нормированной на класс и назначение автобуса;
  • S — фактический пробег автобуса, определяемый в км по накладной;
  • Горячие — нормативные затраты ГСМ при эксплуатации штатных автономных отопителей, исчисляемые в л / ч;
  • T — фактическое время работы автобуса с включенным отопителем, ч;
  • D — поправочный коэффициент, определяемый к норме, %.

Фактический пробег автобуса подтверждается накладной.

Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ

ВАЖНЫЙ! Пример акта аннулирования ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Если сделана ссылка на форму накладной и требования, содержащиеся в заказе № 152, накладная отражает следующую информацию, необходимую для учета ГСМ:

  • остаток топлива в баке, подача, остаток на момент закрытия ПЛ;
  • данные спидометра в начале и конце движения.

Расход топлива можно рассчитать как непосредственно по этим данным, так и по нормам, определяющим количество топлива, израсходованного на километр данным транспортным средством (постановления Минтранса, документы AM-23-R от 14.03.08, НА- 51-р от 18.06.18.).

ВАЖНЫЙ! Образец заявления об удалении ГСМ из КонсультантПлюс доступен по ссылке

Правила носят рекомендательный характер, и если компания может обосновать другие данные о расходе топлива или используемый автомобиль не указан в нормативных документах, законодательство не запрещает этого.

Обоснование расходов может быть основано на:

  • техническая документация на автомобиль;
  • меры по контролю расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформляемые актами комиссии.

допускается утверждение стандарта, а затем применение к нему коэффициентов, например, возрастающего характера, зимой. Использование нормы расхода горюче-смазочных материалов предполагает регулярную инвентаризацию, согласование фактического потребления с расчетными данными. Для целей бухгалтерского учета топливо часто оценивается по средней стоимости.

Стоимость ГСМ добавляется к стоимости вновь капитализированных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и полученных ГСМ в натуре. Топливо зачисляется на активный счет 10/3 и списывается по дебету «стоимостных» счетов 20, 25, 44 и т.д.

В Налоговом кодексе РФ нет строгих инструкций по использованию фактических или расчетных данных, согласно нормам, для включения горюче-смазочных материалов в затраты. Для целей ООН законодательство не запрещает использование метода ex post и нормирования затрат. В документе АМ-23-Р есть указание на то, что правила можно использовать и для целей НУ, используя данные о километрах от накладной (Общие положения, п. 3).

Можно с уверенностью сказать, что если организация утвердила стандарты расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные объемы потребления в затраты организационной единицы, регулирующие органы обратят внимание на это как на нарушение и пересчитают налог на дополнительные сборы.

Перевозчики включают суммы, потраченные на ГСМ, в стоимость материалов, компании, не занимающиеся транспортировкой, — в прочие (Налоговый кодекс РФ, ст. 254-1, 264-1).

На заметку! Помимо накладных, для очистки ГСМ используются данные тахографов, систем ГЛОНАСС, GPS. Их можно использовать как вместо накладных, так и в сочетании с ними.

Форма и порядок заполнения путевого листа

Еще не существует обязательной формы накладной для всех. Вы можете разработать его самостоятельно или изменить и использовать унифицированные формы, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. 78. Обзор включает добавление всех необходимых деталей и исключение ненужных столбцов.

Получите демо-доступ к модулю «Транспортные накладные, топливо и смазочные материалы» и получите все текущие формы бесплатно

Закрепите форму, которую вы будете использовать в учетной политике. Перед этим проверьте соответствие накладной всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам перечня. Если у вас уже есть утвержденная форма проездного билета, не забудьте изменить ее в соответствии с новыми требованиями 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов накладных, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). При дебетовании данного счета осуществляется поступление ГСМ, по кредиту — аннулирование.

Как амортизируются горюче-смазочные материалы? Описанные выше алгоритмы используются для расчета количества израсходованного топлива (фактического или стандартного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается по почте: Dt 20, 23, 25, 26, 44 Kt 10-3.

Когда нормативы повышаются

Существует множество причин для использования множителей для расчета расхода топлива на автомобильном транспорте. Значения коэффициентов варьируются от 5% до 50%. И в сумме они дают гораздо большие значения.

Причины увеличения нормы расхода топлива:

  • работа зимой — 5-20%;
  • работа в горных районах — 5-20%;
  • сложные дороги и опасные участки дорог — 10-30%;
  • движение в городских условиях — 5-35%;
  • необходимость частых технологических остановок — 10%;
  • потребность в невысокой скорости передвижения — в среднем 15-35;
  • за обкатку новой машины — до 10%;
  • на время операции — 5-10%.

Это лишь ключевые факторы, увеличивающие расход топлива. Полный перечень приведен в Приказе Минтранса России от 14 марта 2008 г. АМ-23-р (изменено 20 сентября 2018 г).

Оцените статью
Блог про топливо